Privacyverklaring G.V.Wilhelmina Bocholtz

INLEIDING

Dit is de Privacyverklaring van de rechtspersoonlijkheid bezittende gymnastiekvereniging G.V.Wilhelmina, gevestigd te Bocholtz en ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Roermond onder nummer 40187226 , hierna te noemen ´de vereniging´. We kunnen deze Privacyverklaring aanpassen. Versie 1 is gemaakt op 28 mei 2018, versie 2 is gemaakt op 25 november 2018. De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en bedrijfsgegevens.

LEDEN VAN DE VERENIGING


Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgegevens met ons, omdat u lid bent van onze vereniging. Denk bijvoorbeeld aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Grondslag voor verwerking persoonsgegevens
Het inschrijfformulier vormt de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens.

Wie verwerkt persoonsgegevens binnen de vereniging?
Persoonsgegevens worden binnen de vereniging verwerkt door:

  • De ledenadministratie;
  • De financiële administratie;
  • Het Secretariaat

Doelstellingen verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, die wordt aangegaan middels het invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier;
  • Contributieheffing
  • Het informeren van de leden d.m.v. nieuwsuitingen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Voornaam;
  • Voorletters;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Adres; Woonplaats;
  • Telefoonnummer; Mobiel nummer;
  • E-mailadres;
  • Bankrekeningnummer.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Voor jongeren onder zestien jaar kunnen we nog aanvullende persoonsgegevens van ouders/verzorgers vragen:

  • Telefoon;
  • Mobiel nummer;
  • E-mailadres;
  • Bankrekeningnummer.

SPONSOREN VAN DE VERENIGING


Wat zijn bedrijfsgegevens?

Bedrijfsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over uw bedrijf of die we in verband kunnen brengen met uw bedrijf. U deelt bedrijfsgegevens met ons, omdat u sponsor bent van onze vereniging. Denk bijvoorbeeld aan naam van het bedrijf, telefoonnummer of e-mailadres.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met bedrijfsgegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw bedrijfsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type bedrijfsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van uw bedrijfsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw bedrijfsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw bedrijfsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen bedrijfsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw bedrijfsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw bedrijfsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Grondslag voor verwerking bedrijfsgegevens
De sponsorovereenkomst vormt de grondslag voor verwerking van bedrijfsgegevens.

Wie verwerkt bedrijfsgegevens binnen de vereniging?
Bedrijfsgegevens worden binnen de vereniging verwerkt door:

  • De sponsoracquisiteurs
  • De financiële administratie;

Doelstellingen verwerking van bedrijfsgegevens van sponsors
Bedrijfsgegevens van sponsors worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Het innen van de sponsorbijdrage
  • Het informeren van de sponsors d.m.v. nieuwsuitingen.

Welke bedrijfsgegevens worden verwerkt?
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende bedrijfsgegevens van u vragen:
- Naam bedrijf
- Rechtsvorm bedrijf
- Branche
- Adres; Postcode; Vestigingsplaats; Land
- KvK nummer - KvK plaats
- Rechtsgeldige vertegenwoordiger
- Functie vertegenwoordiger
- Telefoonnummer bedrijf
- Mailadres bedrijf
- Contactpersoon
- Telefoon contactpersoon
- Mailadres contactpersoon

ALGEMEEN

Verwerking door derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Met deze partijen (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst met hierin de afspraken die nodig zijn om de beveiliging van uw persoonsgegevens en bedrijfsgegevens te waarborgen.
Met de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie (KNGU) is géén verwerkersovereenkomst gesloten omdat het niet vereist is. Het lidmaatschap bij G.V.Wilhelmina betekent namelijk automatisch lidmaatschap bij de KNGU. In de overige gevallen geven wij nooit persoonsgegevens en bedrijfsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoons- of bedrijfsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens en bedrijfsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst of sponsorovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens en bedrijfsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een beleid van gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Leden van de vereniging met inzage- en/of bewerkingsrechten van de persoonsgegevens en bedrijfsgegevens zijn geďnformeerd over het belang van de bescherming van deze gegevens.

Beeldmateriaal
In onze vereniging maken wij geregeld foto’s en video’s om te laten zien waar we mee bezig zijn. We willen met het publiceren van deze opnames de onderlinge band verstevigen en onze vereniging promoten. Opnames kunnen geplaatst worden op de verenigingswebsite, de facebookpagina van de vereniging of in persberichten.
De opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens kampioenschappen, activiteiten en uitstapjes. Tevens worden teamfoto’s gemaakt. Uzelf of uw zoon/dochter kunnen op deze foto’s (en soms in video’s) te zien zijn. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor mensen in verlegenheid gebracht kunnen worden of schade kunnen ondervinden. We plaatsen bij foto’s en video’s in beginsel geen namen, tenzij het teamfoto’s of foto’s van kampioenen betreft. Dit om de historische waarde van de foto’s te verhogen. Tevens worden naam, telefoonnummer en E-mailadres bij foto’s van bestuursleden, commissieleden en leiding op de website geplaatst vanwege bereikbaarheid van deze personen.
Met het ondertekenen van het inschrijfformulier voor leden geeft het lid van de vereniging aan toestemming te geven voor het vervaardigen en gebruik van beeldmateriaal waarop het lid of de sponsor kan afgebeeld zijn. De toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht, worden gemaakt. Het kan voorkomen dat andere personen foto’s maken tijdens verenigingsactiviteiten. De vereniging heeft daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat deze personen ook terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.
U mag natuurlijk altijd terugkomen op de door u gegeven toestemming. Ook mag u op een later moment alsnog toestemming geven.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of bedrijfsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Mogen wij uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via de Leiding of het Bestuur!